Asociación Colombiana de Hematología y Oncología
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Protección de datos
Introducción
La Asociación Colombiana de Hematología y Oncología - ACHO es una entidad jurídica sin ánimo de lucro, de carácter privado, orientada a la actividad educativa, científica y gremial en el área de la Hematología y Oncología de adultos y pediátrica. La Asociación ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales, el cual establece las políticas y procedimientos bajo los cuales se busca dar el adecuado tratamiento de datos personales contenidos en las bases de datos de la Asociación.
Objetivo
Dar cumplimiento a lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia en los artículos 15 y 20, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así como a las demás normas que reglamenten y complementen el tratamiento de los datos personales en Colombia.
Alcance
Este Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales aplica a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la Asociación como responsable del tratamiento de Datos Personales en el contexto de (i) la relación laboral, incluyendo hojas de vida de prospectos, empleados activos y retirados y contratistas; (ii) datos personales entregados por los Miembros Activos y retirados; (iii) datos personales de los clientes y proveedores en el desarrollo de la relación comercial; (iv) datos personales recolectados y/o adquiridos por la Asociación por cualquier medio y para el desarrollo de cualquiera de las actividades de su objeto social.
La Política no será aplicable a aquellos datos que por su generalidad se convierten en anónimos al no permitir identificar o individualizar al titular específico.
La política no será aplicable por motivos de seguridad y defensa nacional, prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
Definiciones
Se toman las definiciones establecidas en el Art. 3 de la Ley Estatutaria de Protección de Datos – LEPD y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Responsable
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de este Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales es la ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE HEMATOLOGÍA Y ONCOLOGÍA – ACHO, cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: Carrera 7ma A # 123-25, Piso 3, Edificio MPH, en Bogotá D.C.
Correo electrónico: protecciondatos@acho.com.co
Principios aplicables al tratamiento de datos personales
Para el tratamiento de los Datos Personales, la Asociación aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
- Acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales sólo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
- Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen para la Asociación están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en la Asociación.
- Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
- Legalidad: El tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables.
- Libertad: La recolección de Datos Personales sólo podrá ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular.
- Seguridad: Los Datos Personales sujetos al tratamiento se manejan adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Transparencia: En el tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho al Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
- Veracidad o Calidad: La información sujeta al tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Tratamiento y finalidades de las base de datos
La Asociación, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.
La siguiente tabla (Tabla I) presenta las distintas bases de datos que manejan la empresa y las finalidades asignadas a cada una de ellas.
Empleados
- Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad y condiciones de salud.
- Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionadora del empleador, entre otras.
- Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
- Contratar servicios laborales con terceros, tales como seguros, gimnasios, etc.
- Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
- Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
- Planificar actividades empresariales.
Las demás propias de la administración del recurso humano y las permitidas por la normatividad vigente.
Proveedores
- Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por la Asociación.
- Para evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
- Para hacer el registro en los sistemas de la Asociación.
- Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
- Para confirmar referencias comerciales.
Patrocinadores y/o Aliados
- Para dar a conocer las diferentes actividades organizadas por la Asociación.
- Para informar su estado de cartera y realizar la gestión de cobro pertinente.
- Para dar a conocer la gestión gremial y asociativa de la Asociación
- Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
- Para mejorar, promocionar y desarrollar los productos ofrecidos por la Asociación.
- Las demás propias de la relación comercial.
Miembros
- Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los miembros.
Para invitarlos a participar en las diferentes actividades que organiza o avala la Asociación. - Para comunicar información de interés gremial tales como normas, eventos, políticas, reglamentos, asambleas, y demás propios de la actividad gremial.
- Para comunicar información de la gestión asociativa.
Para informar sobre sus estados de cuenta. - Para consultar y solicitar apoyo en las actividades propias de la Asociación.
Derechos De Los Titulares De Los Datos Personales
De acuerdo con lo previsto en el artículo 8 de la LEPD y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.
- Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro y para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Los derechos del Titular son los siguientes:
- Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le ha dado a sus datos personales.
- Derechos de quejas y reclamos. La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
- Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
- Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
- Legalidad: El tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables.
- Libertad: La recolección de Datos Personales sólo podrá ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular.
- Seguridad: Los Datos Personales sujetos al tratamiento se manejan adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Transparencia: En el tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho al Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
- Veracidad o Calidad: La información sujeta al tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Autorización De La Política De Tratamiento
De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular.
Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de la Asociación en los términos y condiciones recogidos en la misma, tales como:
- Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el tratamiento de Datos Personales, que puede ser físico o electrónico.
- De forma oral, a través de una conversación telefónica o videoconferencia.
- En el caso de los miembros por su aceptación de vinculación a la Asociación.
- En el caso de los empleados, a la firma de su contrato laboral.
No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
- A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.
- Las que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
- Las que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
- Las que contengan información periodística y otros contenidos editoriales.
- Las bases de datos con información financiera, crediticia, comercial y de servicios y de los censos de población y vivienda.
Atención A Los Titulares De Datos
El área de sistemas de la Asociación tiene a su cargo el desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de la Asociación, están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de sistemas y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
Los Titulares de Datos Personales podrán presentar sus peticiones, consultas y reclamos a través de los siguientes medios de comunicación::
- En físico, a la dirección Carrera 7ma A # 123-25 piso 3, de la ciudad de Bogotá D.C.
- Electrónico, a la cuenta de correo protecciondatos@acho.com.co
Disposiciones Especiales Para El Tratamiento De Datos Personales.
- Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible: El tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Art. 6 de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, la Asociación informará al Titular: a) que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento; b) cuáles son los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.
Adicionalmente la Asociación tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad contenidos en el presente Manual y de obligatorio cumplimiento para sus trabajadores y demás partes involucradas. - Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes: Según lo dispuesto por el Art. 7 de la Ley 1581 de 2012 y el Art. 12 del Decreto 1377 de 2013, la Asociación sólo realizará el tratamiento, correspondiente a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales, cumplidos estos requisitos, la Asociación deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente.
Procedimientos Para Ejercer Los Derechos Del Titular
- Derecho de acceso o consulta: Los Titulares de los Datos Personales, tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles del Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.El Titular de los Datos Personales puede ejercitar este derecho mediante un escrito dirigido a la Asociación Colombiana de Hematología y Oncología, que puede ser enviado en físico a la dirección Carrera 7ma A # 123-25 piso 3 de la ciudad de Bogotá D.C., o electrónica al mail protecciondatos@acho.com.co. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
- Nombre y apellidos del Titular.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
- Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
- Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:
- Visualización en pantalla.
- Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
- Tele copia.
- Correo electrónico u otro medio electrónico.
- Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por la Asociación.
Una vez recibida la solicitud, la Asociación, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, la Asociación requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la consulta y/o petición.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Derechos de quejas y reclamos: Cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por la Asociación deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar solicitud a la Asociación, la cual deberá contener los siguientes datos:
- Nombre y apellidos del Titular.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
- Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.
- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
- Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
Si el procedimiento para ejercer los derechos del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
La Asociación, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Seguridad De Los Datos Personales
La Asociación, con el fin de dar cumplimiento al principio de Seguridad, consagrado en el Art. 4, literal g) de la LEPD, proporcionará medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de la Asociación se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. La Asociación exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.
Transferencia O Transmisión De Datos A Terceros Países
De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la LEPD exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
- Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
- Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
- Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
- Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
- Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
- Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.