Protección de datos

Introducción

La Asociación Colombiana de Hematología y Oncología – ACHO es una entidad jurídica sin ánimo de lucro, de carácter privado, orientada a la actividad educativa, científica y gremial en el área de la Hematología y Oncología de adultos y pediátrica. La Asociación ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales, el cual establece las políticas y procedimientos bajo los cuales se busca dar el adecuado tratamiento de datos personales contenidos en las bases de datos de la Asociación.

Objetivo

Dar cumplimiento a lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia en los artículos 15 y 20, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así como a las demás normas que reglamenten y complementen el tratamiento de los datos personales en Colombia.

Alcance

Este Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales aplica a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la Asociación como responsable del tratamiento de Datos Personales en el contexto de (i) la relación laboral, incluyendo hojas de vida de prospectos, empleados activos y retirados y contratistas; (ii) datos personales entregados por los Miembros Activos y retirados; (iii) datos personales de los clientes y proveedores en el desarrollo de la relación comercial; (iv) datos personales recolectados y/o adquiridos por la Asociación por cualquier medio y para el desarrollo de cualquiera de las actividades de su objeto social. 

La política no será aplicable a aquellos datos que por su generalidad se convierten en anónimos al no permitir identificar o individualizar al titular específico. 

La política no será aplicable por motivos de seguridad y defensa nacional, prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

 

Definiciones

Se toman las definiciones establecidas en el Art. 3 de la Ley Estatutaria de Protección de Datos – LEPD y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:

Responsable

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de este Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales es la ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE HEMATOLOGÍA Y ONCOLOGÍA – ACHO, cuyos datos de contacto son los siguientes:

Dirección: Carrera 7ma A # 123 – 25, Edificio MPH Piso 3, de la ciudad de Bogotá D.C.

Correo electrónico: protecciondatos@acho.com.co

Principios aplicables al tratamiento de datos personales

Para el tratamiento de los Datos Personales, la Asociación aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Tratamiento y finalidades de las base de datos

La Asociación, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

La siguiente tabla (Tabla I) presenta las distintas bases de datos que manejan la empresa y las finalidades asignadas a cada una de ellas.

 

 

Derecho de los titulares de los datos personales

De acuerdo con lo previsto en el artículo 8 de la LEPD y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Los derechos del Titular son los siguientes:

Autorización de la política de tratamiento

De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular.

Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de la Asociación en los términos y condiciones recogidos en la misma, tales como:

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

Atención de los titulares de datos

El área de sistemas de la Asociación tiene a su cargo el desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de la Asociación, están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de sistemas y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

 

Los Titulares de Datos Personales podrán presentar sus peticiones, consultas y reclamos a través de los siguientes medios de comunicación:

 

  • En físico, a la dirección Carrera 7 A # 123 – 25, oficina Piso 3. Edificio MPH, Bogotá D.C.
  • Electrónico, a la cuenta de correo protecciondatos@acho.com.co

Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales

Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible: El tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Art. 6 de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, la Asociación informará al Titular: a) que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento; b) cuáles son los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.

Adicionalmente la Asociación tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad contenidos en el presente Manual y de obligatorio cumplimiento para sus trabajadores y demás partes involucradas.

Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes: Según lo dispuesto por el Art. 7 de la Ley 1581 de 2012 y el Art. 12 del Decreto 1377 de 2013, la Asociación sólo realizará el tratamiento, correspondiente a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales, cumplidos estos requisitos, la Asociación deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente.

 

Procedimientos para ejercer los derechos del titular

Derecho de acceso o consulta: Los Titulares de los Datos Personales, tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles del Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos. 

El Titular de los Datos Personales puede ejercitar este derecho mediante un escrito dirigido a la Asociación Colombiana de Hematología y Oncología, que puede ser enviado en físico a la dirección Carrera 7A # 123 – 25, oficina piso 3, Bogotá D.C., o electrónica al mail protecciondatos@acho.com.co. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

 

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

 

  • Visualización en pantalla.
  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
  • Tele copia.
  • Correo electrónico u otro medio electrónico.
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por la Asociación.

 

Una vez recibida la solicitud, la Asociación, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, la Asociación requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la consulta y/o petición.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

11.2. Derechos de quejas y reclamos: Cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por la Asociación deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar solicitud a la Asociación, la cual deberá contener los siguientes datos:

 

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el procedimiento para ejercer los derechos del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

La Asociación, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Seguridad de los datos personales

La Asociación, con el fin de dar cumplimiento al principio de Seguridad, consagrado en el Art. 4, literal g) de la LEPD, proporcionará medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de la Asociación se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. La Asociación exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.

Transferencia o transmisión de datos a terceros

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la LEPD exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

  • Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.”

 

Vigencia

Las bases de datos responsabilidad de la ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE HEMATOLOGÍA Y ONCOLOGÍA, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. La ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE HEMATOLOGÍA Y ONCOLOGÍA, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dichas bases de datos has sido creadas sin un periodo de vigencia definido. El presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales permanece vigente desde Febrero 28 de 2017.

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